Cada vez más se utiliza en Ecuador el medio de comunicación de E-Mails. En Europa, por ejemplo, la tecnología de E-Mail prácticamente ha sustituído a las llamadas telefónicas. Tiene algunas ventajas indiscutibles: La comunicación se establece por escrito, es decir que se pueden reconfirmar acuerdos, recordatorios, avisos, etc. Además, las personas se pueden expresar de forma más clara, incluso responder cuando uno pueda o quiera. Sin embargo, hay que tomar muy en serio la “etiqueta de un buen E-Mail” para comunicarse a través de este medio. Le explicamos por qué y cómo.

Igual que en la vida normal existen ciertas reglas que hay que respetar cuando se redacta un E-Mail. Cuando escribimos cartas de negocios tampoco las redactamos con fallas ortográficas o errores de estilo. Lamentablemente, la mayoría de personas que utilizan E-Mails, cometen algunas fallas que pueden dejar una mala impresión a la persona que recibirá el mensaje. Sobre todo en los negocios, redactar de forma correcta un E-Mail, es mucho más que fundamental.

Elegir bien el asunto

El valor informativo del asunto es primordial. Tiene que resumir en pocas palabras de lo que se comunica en el mensaje. Evite asuntos como “Hola” por que no comunican al instante de qué se trata el mail. Tampoco ingrese preguntas enteras por que algunos programas de E-Mail pueden expresar problemas al recibirlos, incluso definirlos como SPAM.

El nombre real

Cuando utilice una cuenta de E-Mail, procure que su nombre real sea igualmente enviado. ¿Cuántas veces no ha recibido un mail que decía por ejemplo “De: pachito207@hotmail.com”? En cambio, si en el E-Mail dice “Fransisco Benalcazar”, usted sabrá quién le escribe. El remitente parecerá más serio y más confiable.

Párafos

Párafos son muy importantes. Esto facilita bastanta la lectura de los mails. Además se deja organizar los temas tratados dentro del mail.

Signaturas

La signatura es una firma que incluso se deja implementar automáticamente al pie del mensaje. No siempre es deseado poner la firma. Algunas personas ponen una cita o una frase chistosa. Últimamente muchas empresas optan por poner un aviso que recuerde al destinatario a no imprimir el mensaje sin que sea necesario. Sin embargo, procure no exagerar con la signatura. En especial cuando se trata de mails empresariales es recomendable comunicar en esta parte números de teléfonos, direcciones o direcciones de E-Mail alternativas.

Mayúsculas

Evite escribir un texto entero en mayúsculas. Mayúsculas significan que usted está gritando. Además incomoda. ¿O A USTED LE GUSTA QUE ALGUIEN LE ESTÉ GRITANDO A TRAVÉS DE UN TEXTO?

Ortografía

Es absolutamente necesario, redactar los textos correctos. Es como si escribiría una carta oficial a socios de trabajo o jefes. ¿O cómo le escribiría ueste una carta?